¿Cuáles son los beneficios?
José Roberto Alcázar Padilla
- Reducir tiempo de gestión documental: Con la digitalización sólo se deben cargar las inspecciones con el equipo móvil y enviarlas.
- Agilidad ante requerimientos legales: Cuando usas papel debes buscar toda la documentación en el archivo, seleccionarla, hacer copias, etc. Cuando se digitalizan las Inspecciones sólo necesitan un par de “clicks” para buscar la información y adjuntarla por email y enviarla o bien imprimirla en caso de ser necesario.
- Explotación de los datos de forma ágil: Con la versión en papel es complicado consolidar toda la información. Con la versión digital, se dispone de una visión general de toda la empresa en tiempo real y en caso necesario, también puede explotarse los datos sólo modificando un “par de filtros”.
- Eliminar los problemas con el papel: Los cambios de oficinas, traslados del almacenamiento de la documentación, el sistema de protección contra incendios para esta gran documentación, producen costos y mucho tiempo al querer buscar algo especifico. Al tener los datos en la Nube se pueden consultar desde cualquier lugar y además, es 100% seguro.
- Mayor integración en el sistema de gestión e incremento de la participación del personal: El hecho de que las Inspecciones estuvieran solo en papel, implicaba a veces que sólo participe el personal de supervisión más directo, porque los gerentes y mandos intermedios suelen considerar que lleva demasiado tiempo buscar e imprimir el formulario, cumplimentarla, escanearla y/o cargarla o pasarla al departamento apropiado, activar la ejecución de las acciones que surgían, etc.
Con la Digitalización de las Inspecciones pueden participar de forma más ágil, sólo necesitan tener instalada la app y con un click se comunica a todos los interesados no sólo los resultados sino también las acciones a llevar a cabo por parte de cada responsable de las mismas.
