Formularios: Evolución Laboral
Desde tiempos inmemoriales, los formularios en papel han sido el medio tradicional para documentar datos cruciales en diversos ámbitos laborales. Sin embargo, el avance de la tecnología ha llevado a una transformación significativa en la forma en que abordamos la recopilación y gestión de información.
A medida que las organizaciones buscan optimizar sus operaciones, los formularios digitales emergen como una solución innovadora que no solo acelera los procesos, sino que también mejora la precisión y la accesibilidad de los datos.
La intersección entre la tradición y la tecnología se manifiesta claramente en la evolución de los formularios. ¿Cómo afecta esta transición no solo a la eficiencia laboral, sino que también contribuye de manera significativa a la creación de entornos de trabajo más ágiles y eficaces? Echemos un breve vistazo…
Formularios Tradicionales:
Aunque la tecnología ha avanzado significativamente, los formularios en papel han mantenido su presencia en diversos ámbitos laborales. En el pasado, eran la norma predominante, siendo impresos en papel y utilizados para recopilar información esencial. A pesar de los avances tecnológicos, muchos sectores aún se aferran a los formularios en papel debido a su familiaridad y utilidad en situaciones específicas.
Ventajas:
- Familiaridad: Amplio reconocimiento y comprensión debido a su uso prolongado.
- Accesibilidad sin conexión: Disponibilidad en cualquier lugar sin depender de dispositivos electrónicos o conexión a Internet.
- Seguridad percibida: La información en papel se percibe como más segura al estar físicamente resguardada.
Desventajas de Formularios en Papel:
- Proceso manual: Procesamiento laborioso que implica tiempo, desde la recopilación hasta la entrada de datos.
- Almacenamiento físico: Necesidad de espacio significativo para almacenar formularios en papel, con desafíos en la organización.
- Dificultad para análisis: Extracción y análisis de datos laboriosos y propensos a errores humanos.
La digitalización, se ha convertido en una respuesta a muchas de estas limitaciones, brindando soluciones más eficientes y adaptables a las demandas cambiantes del entorno laboral.
Digitalización de Formularios:
La transición hacia la digitalización de formularios representa un cambio fundamental en la forma en que gestionamos y procesamos información en entornos laborales. En lugar de depender exclusivamente de los tradicionales formularios en papel, las organizaciones están adoptando cada vez más soluciones digitales para optimizar sus procesos. Esta transición se debe a varios factores, entre ellos, la necesidad de agilizar las operaciones, minimizar errores y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más dinámico y tecnológico.
La digitalización no solo implica la conversión de formularios físicos a versiones electrónicas, sino también la implementación de herramientas y plataformas diseñadas para simplificar la recopilación, gestión y análisis de datos. La facilidad de implementación y el potencial para mejorar la eficiencia son motores clave detrás de esta evolución, ya que las organizaciones buscan optimizar sus flujos de trabajo y aprovechar las ventajas que ofrece la era digital.
Beneficios:
- Rapidez: Transmisión y recepción veloz de formularios, acelerando procesos en minutos, en comparación con tiempos más largos en papel.
- Reducción de Errores: Eliminación de la entrada manual, minimizando la probabilidad de errores. Validación automática y lógica en formularios digitales aseguran precisión.
- Facilidad de Acceso: Información digital accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet. Facilita colaboración entre equipos y acceso rápido a datos para decisiones, sin limitaciones de ubicación física.
Existen diversas plataformas y software especializado que facilitan este proceso,dando forma al panorama de la digitalización de formularios,siendo fundamental destacar :
- AppSafetycontrol: Se destaca por su capacidad para crear formularios de manera intuitiva y personalizada, convirtiéndose en una herramienta valiosa en el ámbito laboral. Diseñada inicialmente como una plataforma idealizada para inspecciones de seguridad en el trabajo, su versatilidad permite su aplicación efectiva en cualquier contexto laboral.
Veamos un breve ejemplo práctico:
La elección de la herramienta adecuada dependerá de las necesidades específicas de cada organización. Veamos un pequeño ejemplo para ilustrar cómo la elección :
- Contexto educativoLa dirección del establecimiento busca implementar un sistema digital de registro de asistencia para sus alumnos, asignando a los preceptores la responsabilidad de utilizar formularios específicos. Para llevar a cabo este proceso, la directora del turno de la mañana se registrará,y creará un formulario personalizado.
Como podemos observar, ya hemos configurado nuestras cuentas administrativas para el turno de mañana y el turno de tarde. Ahora, veamos cómo la directora del turno de mañana crea un formulario para el registro de asistencias y posteriormente agrega a una preceptora a su equipo.
Durante la construcción de tu formulario, podrás seleccionar los “sectores” que estarán disponibles. Esto te permitirá clasificarlos por turnos y evitar confusiones. Una vez que hayas finalizado la creación del formulario, podrás guardarlo como “público”.
Ahora que has agregado a tu preceptor(a) a tu equipo, esta persona podrá acceder a su cuenta y visualizar el formulario (planilla de asistencia) que necesite.
Recuerda que esto se realizó solo del sector “Turno Mañana”. El director del “Turno Tarde” también podrá crear sus propios formularios de asistencia en su cuenta correspondiente y agregar a su propio equipo.
Además de estas funciones, hay muchas otras disponibles, como por ejemplo:
- Planificar tareas asignando formularios a tu equipo, quienes recibirán notificaciones al respecto.
- Crear carpetas para organizar tus planillas de asistencia por trimestre u otra categoría que prefieras. Ten en cuenta que la organización de carpetas es para toda la organización y no se divide por sectores.
- Crear más sectores y decidir si ser el administrador de los mismos o no.
- Realizar un análisis de control.
- Organizar y gestionar tu equipo.
- Configurar tus puestos de trabajo, niveles de reporte y categorías de formularios.
Como recordatorio, es importante destacar que esta herramienta está destinada principalmente para el uso de inspecciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo. Ofrece funcionalidades completas y adaptabilidad a diferentes ámbitos laborales. Además, cabe resaltar que es GRATUITA PARA HASTA 20 USUARIOS.
Y para concluir, ¡nos despedimos!. Si bien este fue solo un breve y sencillo ejemplo y recorrido por nuestra aplicación, hemos destacado lo fundamental para que puedas ver cómo esta herramienta se adapta fácilmente. Sin embargo, esto es solo la punta del iceberg, y te invitamos a explorar todas las funcionalidades que ofrece. ¡Empieza desenrollando la madeja y descubre todas las posibilidades que te esperan!
Seamos honestos, en la actualidad, nos envían formularios para completar, llevamos a cabo nuestra tarea correspondiente (hablo en términos generales, ya sea en cualquier entorno laboral que involucre formularios), y ¿cuál es la primera solicitud que recibimos? “¡Genial, ahora envíamelo por correo!”, una frase común que a menudo se sigue con un “envíamelo por WhatsApp”. Pero, ¿y luego qué? La realidad es que sería mucho más eficiente y directo realizar nuestras tareas de manera digital, evitando el proceso adicional de crear, imprimir, completar físicamente y luego, una vez terminados, escanear o tomar una foto para volver a enviar nuestro trabajo.
Tenemos la opción sencilla de crear nuestros formularios con herramientas ya disponibles, llevar a cabo nuestras tareas y luego enviar o descargar el archivo. Tres pasos simples al alcance de nuestras manos. ¡Hagamos nuestras vidas laborales más eficaces y sin complicaciones!